Diese kleine Datenbank soll Dir als betroffenem Multi eine einfache Möglichkeit geben, die Personen in Deinem System und den eventuell schon vorhandenen Untersystemen zu ordnen und zu erfassen, so daß Du am Ende einen wesentlich einfacheren Überblick hast. Die Datenbank ist auch mit diversen Abfrage- und Druckoptionen ausgestattet, so daß Du hiermit nach bestimmten Kriterien bestimmte Ergebnisse abfragen und drucken kannst. Beispielsweise gibt es die Möglichkeit, alle Personen in einem anzugebenden Alterszwischenraum (etwa von 4 bis 12 Jahren) anzuzeigen. Zu jeder Person kann man auch eine beliebig lange Beschreibung erfassen, wo alles drinstehen kann, vom Hobby bis zur erlebten Geschichte usw.
Die Datenbank wurde in einer deutschen Access-2000-Version geschrieben. Neuere Versionen können dieses Format natürlich auch einlesen, konvertieren ggf. das Format. Anderssprachige Versionen könnten eventuell Probleme mit den Formeln bekommen (ein MS-Office-Problem bei verschiedenen Sprachversionen), was man aber mit Hilfe des bei Microsoft erhältlichen Multi- Language-Packs beheben kann.
Die Datenbank wurde weder geschützt noch compiliert und liegt als unter Access 2000 ausführbare MDB-Datei vor. Wer sie verwenden will, benötigt also mindestens diese Access-Version. Da jeder wahrscheinlich andere Anforderungen an so eine Datenbank stellen wird, kann sich jeder die Datenbank nach eigener Lust und Laune anpassen. "Multiple Welten V1.0" ist also Freeware unter der Voraussetzung, daß jede geänderte Version nur wieder als Freeware veröffentlicht werden darf und ich mir jederzeit Änderungen vorbehalte. Ebenso verbleibt natürlich das Urheberrecht trotzdem bei mir, es darf also auch der Titel nicht entfernt werden, lediglich hinzugefügt.
Wenn Ihr Änderungswünsche habt, könnt Ihr gerne schreiben an access@multicorner.de, wenn Zeit dafür da ist, werde ich die Datenbank dann weiterentwickeln. Wenn Ihr selbst die Datenbank weiterentwickelt, würde ich mich freuen, die geänderte Version von Euch zugemailt zu bekommen - vielleicht ist sie ja auch für Andere interessant!
An sich ist die Datenbank aufgrund ihrer sehr einfachen Struktur selbsterklärend. Hier also nur eine Kurzanleitung zu den wichtigsten Punkten.
Der Programmbildschirm besteht aus vier Registerkarten: Personen, Systeme, Aufgaben und Abfragen. Die Auflösung des Bildschirms sollte wenigstens 1024 x 768 betragen, wenn man nicht ständig hin und her scrollen will. Alle Felder wurden mit einer Schnellhilfe belegt: Einfach die Maus über das gewünschte Feld halten und nach einem kleinen Moment kommt ein gelber Hilfstext (wie man es von den Symbolleisten der meisten modernen Programme her kennt).
Wer sich mit der Bedienung von Access auskennt, wird mit den Access-eigenen Komponenten sofort umgehen können. Für alle anderen hier ein paar Infos:
Die Datenbank besteht aus zwei Datenbankdateien: "Multiple Welten 1_0.mdb" und "MultipleWelten-Daten.mdb". Die Trennung kostet zwar etwas Performance, hat aber den Vorteil, daß Daten und Programmsteuerung in getrennter Form vorliegen. Wenn sich an dem Programm zukünftig etwas ändert, muß die Datentabellen-Datei nicht geändert werden. Man kann sich einfach die neueste Version herunterladen und für die vorhandenen Daten verwenden. Dies gilt allerdings nur, solange sich lediglich der Code bzw. der Aufbau der Formulare und Berichte verändert. Wenn neue Datenfelder hinzugefügt werden oder Beziehungen unter den Tabellen geändert werden, muß man auch die Datentabelle wieder neu erstellen. Dies kann man über die Import-Funktionen von Access jedoch leicht realisieren. Anleitungen dazu finden sich im Access-Handbuch bzw. der Online-Hilfe.
Um die Datenbank auch auf dem eigenen System zum Laufen zu bewegen, ist noch eine kleine Anpassung nötig: Nach dem Entpacken beider Dateien in ein beliebiges Verzeichnis wird der Aufruf von "Multiple Welten 1_0.mdb" im Normalfall in einer Fehlermeldung enden. Das kommt daher, daß Access die Datentabellen nur mit einem absoluten Pfad verknüpft und der ist vermutlich bei Dir anders als bei mir.
Das kann man aber schnell beheben: Einfach beim Starten der Datenbank die SHIFT-Taste gedrückt halten. So gelangt man in die Datenbankerstellung. Hier über das Menü "Extras" den Punkt "Datenbank-Dienstprogramme" - "Tabellenverknüpfungs-Manager" aufrufen. Dort auf "Alle auswählen" klicken und mit "OK" bestätigen. Im Normalfall findet Access die Datendatei nicht sofort und zeigt nun ein Dateiauswahlfenster an. Hier einfach die Datendatei "MultipleWelten-Daten.mdb" aus dem betreffenden Verzeichnis auswählen und bestätigen. Die Tabellen werden entsprechend verknüpft und die Datenbank ist jetzt einsatzbereit. Am einfachsten Access jetzt beenden und die Datenbank "Multiple Welten 1_0.mdb" mit einem Doppelklick öffnen - fertig.
Auf die gleiche Weise kann man übrigens auch jederzeit die Datendatei wechseln, wenn man beispielsweise die Datenbank für mehrere Multis verwenden möchte, die den gleichen Rechner verwenden. Einfach beide Dateien in ein anderes Verzeichnis verschieben und über den oben beschriebenen Weg auf die zweite Datendatei zeigen - fertig.
Um eine Änderung in einem Textfeld rückgängig zu machen, einfach die ESC-Taste drücken, der alte Inhalt des Feldes wird dann wiederhergestellt. Durch ein weiteres Drücken der ESC-Taste werden dann auch alle Änderungen am gesamten Datensatz rückgängig gemacht.
Diese allseits bekannte Funktion von Windows funktioniert auch in den einzelnen Textfeldern. Mit den Shift-Tasten in Kombination mit den Bewegungstasten (Cursortasten etc.) wird ein Text markiert und mit STRG-C in die Zwischenablage von Windows kopiert bzw. mit STRG-X dorthin ausgeschnitten. Mit STRG-V wird der Inhalt der Zwischenablage wieder an die Cursorposition eingefügt (was auch einen Datenaustausch zwischen den verschiedenen Windows-Anwendungen erlaubt).
Um einen Datensatz zu speichern, klickt man einfach links auf den langen, grauen Balken. Steht dort oben ein nach rechts gerichtetes Dreieck, ist speichern nicht notwendig, dann ist der Datensatz aktuell. Steht dort ein Stift, wurde mindestens der Inhalt eines Feldes geändert, was durch Klicken auf diese Leiste gespeichert werden kann.
Zum Löschen eines Datensatzes einfach auf den Mülleimer klicken. Der gerade angezeigte Datensatz wird gelöscht. Im Fall der Seite "Systeme" werden alle zu einem System vorhandenen Verbindungen zu anderen vorhandenen Systemen auch aus der Tabelle "Verbindungen" gelöscht (für Spezialisten: 1:n-Beziehung mit referentieller Integrität). Bei den übrigen Tabellen erfolgt keine wechselseitige Prüfung. Die Meldung, die beim Anklicken des Mülleimers kommt, ist eine Access-Systemmeldung.
Dazu gibt es drei Möglichkeiten: 1.) man blättert bis zum letzten Datensatz und geht dann einen Datensatz weiter und ist somit auf einem neuen Datensatz. 2.) Man klickt auf den roten Pfeil mit dem blauen Sternchen oder 3.) man klickt auf das gleiche Symbol in der Datensatznavigationszeile unten.
Dazu kann man die Datensatznavigation am Fußende jeder der drei Seiten verwenden. Vor- und Rückwärtsblättern geht alternativ auch mit den Tasten "Bild Hoch" und "Bild Runter".
Auch eine ganz simple Funktion: Einfach zuerst in das gewünschte Textfeld klicken, nach dessen Inhalt man suchen will und dann das Fernrohr anklicken. Im erscheinenden Fenster kann man dann nach allen möglichen Kriterien in diesem Feld suchen. (Eine Macke von Access ist, daß unten oft nicht das gewünschte Feld, sondern das gesamte Formular als zu durchsuchen eingestellt ist. Dieses am besten als erstes auf das gewünschte Feld ändern.) Aufpassen bei der Suche: Nicht versehentlich den Suchwert schon in das Textfeld eingeben, da man sonst nichts sucht, sondern den Inhalt des betreffenden Textfeldes ändert!
In den verschiedenen Fenstern existieren diverse Drop-Down-Felder (beim Anklicken erscheint eine Liste mit Werten, aus denen man einen heraussuchen kann), deren Inhalt dynamisch erzeugt wird. Erfaßt man beispielsweise ein neues System, steht dieses in der Liste der Systeme unter Personen erst zur Verfügung, wenn man oben auf "Anzeige aktualisieren" geklickt hat.
dient nur der einfachen Übersicht über bereits eingegebene Informationen. Um nicht jedesmal einen schon erfaßten Datensatz suchen zu müssen, kann man hier auf die Schnelle die gesamte Liste durchblättern.
ist lediglich zur Generierung eines Primärschlüssels für den betreffenden Datensatz enthalten. Diese Zahl wird von Access automatisch generiert und ist einmalig. Da durch Löschen und Neuerfassung jedoch eine schon früher mal vergebene Zahl vorkommen kann, wurde unter "Personen" und "Systeme" noch eigene Nummernkreise hinzugefügt. Dazu später mehr.
Hier werden die Personen erfaßt. Da jede Person eine eigene Personen-Nr. bekommen soll, die sich auch später nicht mehr ändern soll, existiert dieses zweite Nummernfeld. Rechts daneben steht jeweils die bisher höchste vergebene Zahl, so daß es einfach ist, die nächsthöhere Nummer selbst zu vergeben (man kann natürlich auch nicht aufeinanderfolgende Zahlen verwenden).
Die Felder "Ratsmitglied" und "Leiter" beziehen sich auf ein Organisationsmodell, das wir entwickelt haben und in Kürze auf dieser Seite veröffentlicht wird. Die Felder besagen, daß die betreffende Person entweder ein Mitglied des Rates ist, der gemeinsam über allgemeine Dinge des Außenlebens entscheidet oder ein (oder einer der) Leiter eines Untersystems ist. Für das Thema "Seelen" lies Dir am besten die Rubrik "Unglaubliches" durch. Auch "Dunkle Person" und "Host" erklärt sich anhand der Rubrik "Informatives" von selbst. Diese Felder werden auch für die Auswahl diverser Abfragen benötigt.
Im Normalfall der Vorname der Person. Unter Name2 kann man einen Zweitnamen erfassen, so die betreffende Person denn einen hat. Generell sind beide Felder für die Erfassung einer Bezeichnung gedacht, die diese Person kennzeichnet. Wenn es also z.B. "Drache" ist, ist das eben der Name für das erste Namensfeld (das immer zuerst eingegeben werden sollte, denn das Feld "Name2" wird ansonsten fast nirgendwo verwendet).
Warum zwei Felder? Weil das Datum der Entstehung einer Innenperson nicht immer identisch ist mit dem Alter. Da viele Innenpersonen nicht älter werden, ergibt das berechnete Alter zum Beispiel 32, während das Alter der Innenperson eigentlich erst 3 ist. Daher die Trennung, auch in den Ausdrucken später.
Zur einfacheren Orientierung bei der Eingabe werden unter diesen Feldern die Werte kreuzweise berechnet. Wenn man also einen Wert in das Feld "Alter" eingibt, erscheint unter dem Feld "Geburtstag" das berechnete Geburtsjahr und umgekehrt.
Auch Innenpersonen können sterben, ja. Zum Beispiel, weil sie die Schmerzen nicht mehr ertragen haben oder weil sie von einer anderen Innenperson getötet worden ist (ja, das gibt es leider auch und nicht selten).
Personen, die durch eine Außensituation entstanden sind, kommen i.d.R. danach als Seele wieder. Dies betrifft leider nicht die Personen, die innen entstanden sind, zum Beispiel durch eine Geburt (ja, auch das gibt es...).
Hier kann man die entsprechenden Daten erfassen.
Hier können die diversen Aufgaben definiert werden, die eine Innenperson (zur Hauptsache) außen oder innen durchführt (zum Beispiel "Beschützer"). Auch Innenpersonen ohne feste Aufgabe ist natürlich einstellbar.
Die Aufgaben selbst werden auf der Seite "Aufgaben" erfaßt.
Hier trägt man ein, in welchem System die betreffende Innenperson überwiegend wohnt. Die Anzeige wird über "Anzeige aktualisieren" auf den neuesten Stand gebracht.
dient dazu, alle übrigen Informationen zu der betreffenden Person zu erfassen, was lediglich der Dokumentation dient. Hier kann man also genauso die Geschichte der einzelnen Personen erfassen, ebenso aber auch Einzelinformationen wie Hobbies etc.
Auf dieser Seite kann man die verschiedenen Untersysteme erfassen. Die Idee dahinter: Wenn es zuviele Personen in einem sicheren Ort gibt, die vorher für sich waren, manchmal nicht einmal voneinander wußten, dann entsteht eine höhere Belastung für das Gehirn, wenn die Personen an einem Ort miteinander interagieren. Um diese Belastung wieder zu verringern, teilt man diesen sicheren Ort in einige kleinere auf, die miteinander über ein Tunnelsystem verbunden werden, durch das nur eine begrenzte Anzahl Personen zwischen den Systemen wechseln kann. Auf diese Weise sind nie zu viele Personen an einem Ort und das Gehirn kann die Belastung besser aufteilen.
Die Datenbank trägt dem Rechnung, indem auf dieser Seite die verschiedenen Untersysteme sowie deren Verbindungen untereinander erfaßt werden können. Durch die Ausdrucke kann man nachher bequem eine Übersicht erhalten, welche Systeme mit welchen anderen Systemen verbunden sind. Hierfür ist es allerdings erforderlich, diese Verbindungen in beide Richtungen zu erfassen. Wenn man also bei System A eine Verbindung zu System B erfaßt, muß man im Anschluß bei der Erfassung von System B auch die Verbindung zu System A erfassen, damit die Übersicht wieder stimmt. Das ist in sofern einfach, als man nur bei jedem System, das man erfaßt, einfach alle Direktverbindungen zu den umliegenden Systemen erfassen muß.
Löscht man ein System aus der Datenbank, werden automatisch alle Verbindungen, die sich auf dieses System beziehen, ebenfalls gelöscht.
Hier kann man eine bis zu fünfstellige Kurzbezeichnung, aus Zahlen oder Buchstaben gemixt, eingeben. Diese ermöglicht später die schnellere Eingabe bei der Personenerfassung. So kann man zwei Kindersysteme beispielsweise mit "K1" und "K2" bezeichnen und drei Dunkle Systeme mit "D1", "D2" und "D3". Bei der Eingabe auf der Personenseite, wo sich die Person normalerweise befindet, kann man so einfach z.B. "K1" schreiben und muß nicht die lange Bezeichnung "Kindersystem 1" eintippen. Ansonsten hat dieses Feld keine weitere Funktion.
werden gleich hinter der Systemnr angezeigt. Hier kann man sofort sehen, wieviele Personen in diesem System bereits erfaßt wurden. Das macht es einfacher, die Personen auf die verschiedenen Systeme unter Berücksichtigung der Maximalanzahl der Personen für dieses System zu verteilen.
Dies ist die lange Bezeichnung für das System. Man sollte hier aber auch einen kurzen Titel verwenden und keine Romane erfassen, damit die Ausdrucks-Seiten im Format nicht gesprengt werden... ;-)
Hier sollte man die maximale Anzahl der Personen eintragen, auf die man das betreffende System begrenzen möchte. Wenn diese Zahl erfaßt ist, kann man auf der Ausdrucksseite später sehen, wieviele Personen noch in diesem System Platz haben und wo bereits zuviele Personen sind, so daß dieses System erneut aufgeteilt werden kann in zwei oder mehr kleinere Systeme.
Es ist auch sinnvoll, an den Übergangsstellen, also den Endpunkten der Verbindungstunnel, einen Wächter aufzustellen, der die Anzahl Personen, die nur zu Besuch kommen, erfaßt, so daß auch auf diese Weise nicht zu viele Personen in einem System zur gleichen Zeit sind.
Hier kann man aus allen erfaßten Personen diejenige auswählen, die im Rat für dieses Untersystem spricht. Sozusagen wie ein Minister im Parlament. Dieses System hat sich in der Praxis bereits zweimal bewährt. Die Person kann selbst in diesem System ansässig sein, aber das muß natürlich nicht sein. Ist aber in der Regel besser, da sie dann auch weiß, was in diesem System so los ist.
Erfaßt werden können hier bis zu vier Personen, die die Leitung in einem System übernehmen. Einer davon kann auch gleichzeitig der Systemsprecher sein, aber das ist nicht unbedingt nötig. "Leitung" klingt nach Präsident oder Diktator ;-), gemeint ist aber jemand, der als Ansprechpartner in Streitfragen das letzte Wort hat, der die Koordination von Abläufen in dem System übernimmt, der Vorschläge der Anderen übernimmt und umsetzt. Es sollten in jedem System Versammlungen abgehalten werden, über die man dann gemeinsam über Probleme und deren Lösungen diskutieren kann.
Ich habe mal bis zu 4 Leiter in der Datenbank vorgesehen, es sind natürlich auch mehr möglich. Im Normalfall macht es aber keinen Sinn, zuvielen Personen die Leitung eines Systems zu übertragen.
Hier kann man das System, seine Funktion, sein Aussehen usw. erfassen, so daß man einen schnellen Überblick hat, welche Person sich hier wohl am ehesten wohlfühlen wird, wenn mal wieder eine neue entsteht, die irgendwo untergebracht werden muß.
Hier können alle Verbindungen der einzelnen Systeme untereinander erfaßt werden (s.o. unter "Systeme"). Das kleine Fenster funktioniert wie eine eigenständige Datenbankseite, hat daher auch einen eigenen Datensatzzähler unten. Angezeigt werden hier beim Durchblättern nur die Verbindungen, die zu dem betreffenden System gehören. Um eine neue Verbindung zu erfassen, kann man in der Zeile mit dem Sternchen (immer die letzte Zeile) einfach ein System auswählen. Das Sternchen ändert sich dann in einen Stift und durch Klicken auf den Stift oder Verlassen der Zeile durch eine Cursorbewegung wird die Verbindung gespeichert.
Gelöscht werden kann die betreffende Verbindung über das kleine Mülleimer-Bild vor der entsprechenden Zeile. Es erfolgt, wie immer, vorher eine Sicherheitsabfrage, die Access von sich aus generiert.
Alternativ zur Eingabe in der Sternchen-Zeile kann man auch unten in der Datensatznavigation das Icon mit dem Sternchen anklicken.
Auf dieser Seite kann die Minitabelle "Aufgaben" erfaßt werden. Rechts wieder die Tabelle mit den bereits erfaßten Aufgaben, damit man schnell eine Übersicht hat, welche bereits erfaßt wurden und keine Doppeleingaben macht.
Hier gibt es nicht viel zu erklären: In dem ersten Feld wird die Aufgabe in Kurzform erfaßt und in dem zweiten Feld kann man dazu eine ausführliche Beschreibung verfassen. Es sind bereits einige Aufgaben vorerfaßt, das kann man aber nach eigenem Belieben verändern.
Auf dieser Seite kann man nun alle Informationen aus der Datenbank nach bestimmten Themen ausgeben lassen. Die Hintergrundfarben sind entsprechend den Seiten "Personen", "Systeme" und "Aufgaben" angepaßt, um optisch die Themen sofort zuordnen zu können.
Über dieses Feld kann die Ausgabe aller Abfragen umgeschaltet werden. Ist es angehakt, werden die Druckversionen aller Abfragen als Vorschau auf dem Bildschirm angezeigt und können von da aus gedruckt werden. Andernfalls wird die Abfrage direkt geöffnet und kann bei manchen Abfragen auch direkt geändert werden durch Eingaben in den betreffenden Feldern. Hier sollte man allerdings vorsichtig sein, da man leicht etwas verändern kann, was die Funktion der verknüpften Felder auf den übrigen Seiten beeinträchtigen oder die Datenstruktur unbrauchbar machen kann. Am besten benutzt man diese Abfragen nur zur Anzeige, Änderungen immer in den vorgesehenen Formularfenstern durchführen.
In den Abfragen, die einen Eingabewert benötigen, sind die dazu nötigen Eingabefelder jeweils über der betreffenden Gruppe angeordnet. Hier trägt man zuerst den gewünschten Wert ein und klickt dann auf die betreffende Abfrage. Um zum Beispiel die Verbindungen von System K1 anzeigen zu lassen, muß man in das Feld darüber erst einmal "System K1" auswählen.
Um aus allen Vorschaufenstern wieder zurückzugelangen, klickt man einfach links oben auf das gelbe Ordnericon mit dem kleinen Pfeil. Damit wird das betreffende Fenster geschlossen. Bei Abfragen wählt man alternativ "Datei" - "Schliessen".
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